الأجندة مقابل الدقائق
جدول الأعمال والدقائق هما من أهم مكونات الاجتماع. هناك أشياء كثيرة في ذهن الشخص الذي يرتب الاجتماع مثل الجدول الزمني والتوقيت والمكان والضيوف وخطة الاجتماع وما إلى ذلك. لذلك ، يصبح من الضروري أن تكون على دراية بالاختلافات بين جدول الأعمال والدقائق.
جدول الأعمال
جدول الأعمال هي كلمة تستخدم لوصف جدول أو برنامج الاجتماع. إنها قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها أو مناقشتها خلال الاجتماع. أي اجتماع رسمي يتم تنظيمه يتطلب وضع جدول أعماله. هناك تسلسل يتم فيه تناول البنود ومناقشتها خلال الاجتماع ويذكر جدول أعمال الاجتماع هذا التسلسل بوضوح.يتم توزيع جدول الأعمال هذا بين الضيوف قبل وصولهم الفعلي إلى مكان الاجتماع وقت الاجتماع بوقت كاف للسماح لهم بالتعرف على الموضوعات التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع. الهدف الآخر لجدول الأعمال هو التأكد من أن المشاركين يستعدون وفقًا لذلك وأنهم ليسوا على حين غرة.
دقيقة
Minutes هو مصطلح يستخدم للإشارة إلى السجل الرسمي للوقائع أثناء الاجتماع الرسمي. هذه المحاضر بمثابة سجلات لما حدث أثناء الاجتماع وكذلك لتذكير الناس بعد فترة من الوقت إذا نسوا. هذه المحاضر مفيدة أيضًا لجميع أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع حيث يتعرفون على كل ما حدث أثناء الاجتماع. تحتوي المحضر على اسم المكان وتاريخ الاجتماع ووقته وقائمة جميع الذين حضروا الاجتماع. تحتوي هذه الدقائق أيضًا على اسم الشخص الذي يأخذ هذه الدقائق.
ما الفرق بين الأجندة والدقائق؟
• جدول الأعمال هو الجدول الزمني للاجتماع ويخبر تسلسل الأحداث أثناء الاجتماع للسماح للضيوف بالاستعداد مسبقًا.
• يشير المحضر إلى السجل الرسمي لوقائع الاجتماع الرسمي. الدقائق مهمة للتذكير بما حدث خلال اجتماع في تاريخ مستقبلي إذا نسي الناس.
