الفرق الرئيسي - سكرتير مقابل موظف استقبال
السكرتير و موظف الاستقبال وظيفتان مهمتان في أي منظمة يمكن التأكيد بينهما على بعض الاختلافات. هاتان الوظيفتان لهما أدوار ووظائف وواجبات مختلفة يجب أداؤها على عكس الاعتقاد الخاطئ الشائع بأن هاتين الوظيفتين هما نفس الوظائف. في حين أن السكرتير هو مساعد شخصي أو مساعد إداري ، فإن موظف الاستقبال هو أول شخص يصادفه عندما يدخل منظمة. دعونا نرى الفرق بين وظائف السكرتير وموظف الاستقبال
من هو السكرتير؟
وفقًا لقاموس أكسفورد الإنجليزي ، السكرتير هو مسؤول إداري في منظمة يتم توظيفه لكتابة الرسائل والاحتفاظ بالسجلات وما إلى ذلك.تختلف وظائف السكرتير حسب حجم المنظمة. بينما في شركة صغيرة ، قد تضطر إلى أداء واجبات مزدوجة لموظف استقبال وسكرتير ، في المنظمات الكبيرة ، فهي الشخص الذي ينظم جدول رئيسها ، ويتلقى جميع الرسائل ويرد عليها ، ويطلب الإمدادات ، تقوم بجدولة المواعيد مع رئيسها ، وتكتب خطابات مهمة وما إلى ذلك.
يجب أن يكون لدى السكرتير مدرسة ثانوية أو دبلوم معادل ويجب أن يتمتع بمهارات الكتابة السريعة. تفضل العديد من الشركات توظيف أشخاص لديهم شهادة إضافية لمهارات مستوى السكرتير. الآن دعونا ننتقل إلى فهم أدوار موظف الاستقبال للحصول على فكرة واضحة عن الفرق بين الاثنين.
من هو موظف الاستقبال؟
عادة ما يُطلب من موظف الاستقبال تحية الأشخاص في مكتب الاستقبال وتوجيههم إلى الأقسام المختلفة حسب متطلباتهم.وهي أيضًا الشخص الذي يتعين عليه حضور المكالمات الواردة والرد على الاستفسارات وأيضًا الاستماع إلى الشكاوى. يجب على الأشخاص الراغبين في مقابلة شخص مهم في المنظمة مقابلة هذا الشخص للحصول على تاريخ ووقت الاجتماع.
عندما تجري مكالمة مع أي شركة ، فإن الصوت الذي تسمعه عادة هو صوت موظف الاستقبال. يجب أن يحضر موظف الاستقبال إلى جميع الزوار ويجب أن يتمتع بشخصية مرضية وموقف مساعد وصوت لطيف لإثارة إعجابهم. يجب أن يكون لديها آداب استخدام الهاتف حتى تتمكن من الرد على جميع الاستفسارات التجارية بكفاءة قصوى وتحويل الاستفسارات غير الرسمية إلى عملاء حقيقيين.
من الواضح إذن أن هناك اختلافات كبيرة في أدوار ومسؤوليات ووظائف السكرتير وموظف الاستقبال.
ما هو الفرق بين السكرتير وموظف الاستقبال؟
تعريفات السكرتير و موظف الاستقبال:
السكرتير: مسؤول إداري في منظمة يتم توظيفه لكتابة الرسائل والاحتفاظ بالسجلات وما إلى ذلك.
موظف استقبال: شخص يحيي زوار المكتب ويتعامل معهم.
خصائص السكرتير و موظف الاستقبال:
الواجبات:
السكرتيرة: تنظم السكرتيرة جدول رئيسها ، وتتلقى جميع الرسائل الإلكترونية وترد عليها ، وتطلب المستلزمات ، وتجدول المواعيد مع رئيسها ، وأنواع الرسائل المهمة ، وما إلى ذلك.
موظف استقبال: موظف استقبال يحيي الناس في مكتب الاستقبال ويوجههم إلى أقسام مختلفة حسب متطلباتهم. كما يتعين عليها حضور المكالمات الواردة والإجابة على الاستفسارات وأيضًا الاستماع إلى الشكاوى.
المتطلبات:
السكرتير: شهادة مهارات السكرتارية ضرورية
موظف استقبال: مهارة معينة غير مطلوبة ؛ لكن يجب أن يتمتع الفرد بشخصية مرضية وموقف مساعد وصوت لطيف. كما يجب أن تكون فعالة في عملها
